Ein Leitfaden für das Enterprise-Passwortmanagement während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus

Jeden Tag entstehen neue Arten von Sicherheitsherausforderungen oder Exploits, die gemildert werden müssen, was zu einem sich ständig weiterentwickelnden IT-Stack führt. Glücklicherweise können ausgewählte Sicherheitstools leicht in den vorhandenen Stack Ihres Unternehmens integriert und gleichzeitig die Produktivität und Sicherheit der Mitarbeiter verbessert werden.

Wenn Sie Ihrem Dienstplan neue Tools hinzufügen, überlegen Sie, wie Sie den Zugriff während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus verwalten. Zum Beispiel sollte ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an Zugang zu bestimmten Systemen erhalten, und andere können später eingeführt werden. Am anderen Ende des Spektrums muss der Zugang für einen gekündigten Mitarbeiter sofort widerrufen werden.

Ein umfassendes Passwortmanagement erhöht die Sicherheit von Unternehmen und Einzelpersonen und fördert die Zusammenarbeit und gesteigerte Produktivität. Dieser Leitfaden beleuchtet, wie sich das Passwortmanagement auf jede Phase des Mitarbeiterlebenszyklus auswirkt.

Die Passwortverwaltung betrifft fast jeden einzelnen Teil Ihres Unternehmens und ist während der drei wichtigsten Phasen des Lebenszyklus eines Mitarbeiters am wichtigsten.

• Onboarding

• Nachfolge und Beförderung

• Offboarding

Onboarding neuer Mitarbeiter

Von der Gewährung des Zugriffs auf Unternehmens- und Abteilungssysteme über das Setzen neuer Meilensteine für Mitarbeiter bis hin zur Planung von Schulungen erfordert ein effektives Onboarding Zeit und Aufmerksamkeit. Das Onboarding neuer Mitarbeiter beschleunigt die Integration effizient und hilft dem Unternehmen, schnellere Ergebnisse zu erzielen.

In größeren Unternehmen können Personal- und IT-Teams Zugriff auf unternehmensweite Systeme gewähren, einschließlich Optionen für Single Sign-On (SSO) zur Auswahl von Diensten. Das Universum der Mitarbeiteranmeldeinformationen geht jedoch oft weit über das solcher Systeme hinaus. Auch mittelständische Unternehmen haben möglicherweise kein SSO-System implementiert und haben einen noch größeren Bedarf an Mitarbeitern, mit den richtigen digitalen Sicherheitspraktiken zu beginnen.

Aus Sicht des neuen Mitarbeiters kann der Zugriff auf und die Einrichtung der erforderlichen Software oder Anwendungen ohne die richtigen Tools zu Reibungen und Verwirrung führen, was zu schlechten Praktiken führt. In Ermangelung eines sicheren Prozesses, z. B. eines Passwort-Managers, wird die gemeinsame Nutzung von Anmeldeinformationen für neue Mitarbeiter häufig mit gefährdeten Methoden wie E-Mail- oder Messaging-Apps verwaltet.

Der Druck, bei der Arbeit erfolgreich zu sein, sowohl für den Einzelnen als auch für das Team, bedeutet oft, dass Kollegen die notwendigen Anmeldeinformationen miteinander teilen; es ist nur eine Frage, ob sie dazu in der Lage sind oder nicht.

Eine kürzlich durchgeführte Umfrage unter IT-Entscheidungsträgern ergab, dass fast 60 % der Teams trotz des Risikos Unternehmenspasswörter über unsichere Methoden an Kollegen weitergeben würden. Und 80 % der IT-Entscheidungsträger möchten die Verwendung eines unternehmensweiten Passwort-Managers vorschreiben, wobei die Praktikabilität ein Hauptgrund ist. Ein weiterer kritischer Faktor ist, dass ein Passwort-Manager die Datensicherheit betont, da bessere Passwort-Praktiken riskantes Verhalten reduzieren.

Die Einführung eines Passwort-Managers zu einem frühen Zeitpunkt des Onboarding-Prozesses fördert die Akzeptanz und minimiert die Reibung beim Zugriff auf neue Systeme.

Nachfolge und Beförderung

Die Skalierung Ihres Unternehmens erfordert auch flexible Technologien für das Wachstum - einschließlich Passwortverwaltung. Die Expansion kann die Erhöhung der Teamgröße, die Schaffung neuer Rollen oder Abteilungen oder Akquisitionen umfassen.

Manchmal wechseln bestehende Mitarbeiter in neue Rollen, was einen Übergang des Softwareeigentums oder die Aktualisierung der Benutzerzugriffsebenen erfordern kann. Wenn ein Passwortverwaltungssystem vorhanden ist, kann das Verschieben von Mitarbeitern in neue Gruppen mit neuen freigegebenen Ordnern oder das Aktualisieren des Rollenzugriffs mit nur wenigen Klicks erfolgen.

Für eine Anwaltskanzlei, RMWBH, Rechtsanwälte und Rechtsberater, passiert dies oft, wenn eine große Falllast über Anwälte und Rechtsanwaltsgehilfen hinweg verwaltet wird.

Wenn ein Rechtsanwaltsgehilfe an einem Fall mit einem bevorstehenden großen Verhandlungstermin arbeitet, kann er ihn an den nächsten Rechtsanwaltsgehilfen weitergeben, ohne den ursprünglichen Benutzer zu stören. Die Verwaltung von über 10.000 Passwörtern wird in einer Reihe von freigegebenen Ordnern automatisiert, die eine automatische Verteilung ermöglichen, wodurch die Prozesszeit von Tagen auf nur wenige Stunden verkürzt wird

Offboarding von Mitarbeitern

Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen zu ihren Bedingungen oder durch Kündigung verlassen, umfasst der Offboarding-Prozess den Abschluss oder die Umstellung von Projekten und die Deaktivierung des Systemzugriffs. Bei einigen Unternehmen ohne Passwortverwaltungssystem kann jemand die Passwörter am letzten Tag eines Mitarbeiters in alle freigegebenen Anmeldungen ändern. Vielleicht beinhaltet dies das Aktualisieren einer Tabelle mit Anmeldeinformationen und das Teilen mit anderen Teammitgliedern, die Zugriff benötigen. Dies kann kompromittierend sein, da unverschlüsselte Tabellenkalkulationen und freigegebene Dokumente nicht über die Sicherheit und die fein abgestimmte Zugriffskontrolle für die Verwaltung von Passwörtern verfügen. Unternehmen möchten das institutionelle Wissen im Falle eines Mitarbeiterwechsels aufrechterhalten. Das italienische Unternehmen für digitale Transformation, Intesys, war auf der Suche nach einer zentralisierten Lösung. "Wir brauchten eine zentralisierte Lösung, um die Einrichtung und Entfernung des Benutzerzugriffs auf Anmeldedaten zu verwalten", sagte Mirko Spezie, Senior System Specialist des Unternehmens. Durch die Nutzung von freigegebenen Ordnern, die als „Sammlungen“ bezeichnet werden, in ihrem Passwortverwaltungssystem konnte das Intesys-Team den Zugriff auf die entsprechenden Teammitglieder einfach und sicher neu zuweisen.

Abgesehen von diesen Beispielen für die Passwortverwaltung in jeder Phase des Mitarbeiterlebenszyklus ist es wichtig zu beachten, dass nicht alle Passwortverwaltungssysteme gleich sind.

Die nützlichsten Passwort-Manager passen nahtlos zu den bestehenden Identitäts- und Zugriffsmanagementstrategien von Unternehmen sowie zu ihren bestehenden Identitätsanbietern.

Identitäts- und Zugriffsmanagement (IAM)

Laut CSOonline.com bietet IAM "...IT-Managern Tools und Technologien zur Kontrolle des Benutzerzugriffs auf kritische Informationen innerhalb einer Organisation." Typischerweise beschreibt IAM Zugriffspfadebenen für unternehmensweite Tools und Systeme. Die Passwortverwaltungssoftware ist ein grundlegendes Element eines umfassenden IAM-Ansatzes, mit dem Teammitglieder Anmeldeinformationen speichern und freigeben können.

Die Passwortverwaltung umfasst Self-Service-Funktionen für Sicherheit und Zusammenarbeit, insbesondere für Anmeldeinformationen und sensible Informationen. Zum Beispiel könnten Benutzer bestimmte Website-Abonnements behalten oder Kreditkarteninformationen oder sichere Notizen aufbewahren, die Verfahren für bestimmte Anmeldeinformationen dokumentieren. Die Befähigung der Mitarbeiter, ihre individuelle Sicherheit zu besitzen, stärkt die allgemeine Sicherheitsposition des Unternehmens.

Identitätsanbieter (IdPs)

Identity Provider (IdP) ergänzen Passwort-Manager weiter. Identitätsanbieter pflegen zentralisierte Mitarbeiteranmeldeinformationen, die oft mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung kombiniert werden, am häufigsten in Form von Single Sign On (SSO). Mit diesem Ansatz vereinfachen unternehmensweite Tools und Systeme den Anmeldeprozess für Mitarbeiter durch den IdP.

Mit dem Ziel, sich in bestehende Lösungen zu integrieren, bieten Passwort-Manager, die den bestehenden Identitätsanbieter eines Unternehmens verwenden, einen schnellen Weg zum Erfolg. Passwort-Manager ermöglichen es Mitarbeitern, Anmeldeinformationen sicher zu verwalten und zu teilen, auch solche, die für einzelne Mitarbeiter oder Teams einzigartig sein könnten.