Golden Communications optimiert die Produktivität mit intuitiver Passwortverwaltung

Gegründet: 1996

Branche: Website-Design und Managed Web Services

Mitarbeiter: ~ 50

Zu verwaltende Anmeldeinformationen: 3000+

Ort: Newport Beach, Kalifornien

Golden Communications ist auf Marketing-Agentur-Dienstleistungen spezialisiert, darunter professionelles Website-Design, Managed Web und digitale Marktdienstleistungen. Golden Communications mit Hauptsitz in Newport Beach, Kalifornien, unterstützt mit seinen 50 Mitarbeitern Hunderte von Kunden, von Start-ups über KMUs bis hin zu Fortune-500-Unternehmen. Mit vier Standorten auf drei Kontinenten ist die wachsende Agentur stolz darauf, ein globales Unternehmen mit einer vielfältigen Kundenbasis zu sein.

Golden Communications musste über 3.000 Anmeldeinformationen im Zusammenhang mit der Website und den Cloud-Hosting-Ökosystemen seiner Kunden verwalten und sicher speichern. Um diese Herausforderung anzugehen, verwendete das Golden Communications-Team zunächst LastPass für die Passwortverwaltung.

Die Lösung löste zwar einige anfängliche Herausforderungen, brachte aber auch neue Probleme für das Team mit sich.

Zuerst waren es LastPass-Ladezeiten, was bedeutete, dass Mitarbeiter nicht schnell auf ihre Tresore und Passwörter zugreifen konnten, wenn sie sie benötigten, was sich negativ auf die Benutzerproduktivität auswirkte.

"Die treibende Kraft für den Wechsel weg von LastPass war mangelnde Geschwindigkeit, insbesondere bei der Chrome-Erweiterung", sagte Andrew Nguyen, Chief Technical Officer. "Es war schmerzhaft langsam für unsere Benutzer, die sich im Laufe der Jahre mehrmals beschwert haben."

Die Verwaltungs- und Endbenutzerfunktionalität von LastPass war ebenfalls komplex und schwierig zu verwenden. "Ihre Admin-Konsole war sehr verwirrend zu navigieren", sagte Anya Pitre, Client Services Representative. „Manchmal entfernte ich Leute und es wurde eine E-Mail an das gesamte Unternehmen gesendet, dass eine Person entfernt worden war. Und ich konnte nicht herausfinden, wie ich das ausschalten sollte."

Golden Communications würde auch regelmäßig wertvolle Unternehmenszeit nutzen, um Probleme mit der Verwendung der Lösung über mehrere Geräte hinweg zu beheben. Laut Nguyen „würde ein Teammitglied einmal pro Woche oder einmal alle zwei Wochen ein anderes Gerät verwenden, das nicht gut funktioniert, es sei denn, Sie wissen, wie man bestimmte Tipps und Tricks ausführt. Es ist sehr anstrengend, diesen Prozess durchlaufen zu müssen.“

Schließlich passten die LastPass-Preisoptionen nicht zu den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens. Um von den geschäftsspezifischen Sicherheitsfunktionen des Unternehmens zu profitieren, war Golden Communications gezwungen, zusätzliche Plätze zu kaufen, auch wenn sie diese nicht benötigten.

„Wir mussten eine Mindestanzahl an Plätzen kaufen, um bestimmte Geschäftsfunktionen zu erhalten, also zahlten wir am Ende für nicht benötigte Plätze, die wir nicht nutzten, was ich für ein wenig lächerlich hielt.“

Ein paar Golden Communications Teammitglieder hatten Bitwarden persönliche Konten und empfahlen es Nguyen. "Sie haben Bitwarden im Laufe der Jahre benutzt und sie mögen es wirklich für ihren persönlichen Gebrauch", sagte Nguyen, "Pitre und ich haben uns für eine Probefahrt angemeldet und sehen, ob Bitwarden alles war, was sie behaupteten."

Nachdem Nguyen den Unterschied in Geschwindigkeit, Intuitivität und Preis gesehen hatte, entschied er, dass es an der Zeit war, von LastPass zu Bitwarden zu wechseln.

Mit Bitwarden hat Golden Communications eine höhere Produktivität mit schnelleren Ladezeiten der Chrome-Browsererweiterung erreicht, sodass sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können — ihre Kunden. "Ich mag die Bitwarden Chrome-Erweiterung sehr, sie ist einfach zu bedienen und leicht zu navigieren", sagte Pitre.

Bitwarden hat auch den Bedarf an zusätzlicher Unterstützung und Fragen von Nguyens Team minimiert.

Als Golden Communications beschloss, zu Bitwarden zu wechseln, war die Migration einfach. Nguyen erzählt: „Als wir von LastPass exportiert und nach Bitwarden importiert haben, war es ein sehr reibungsloser Übergang. Ich war beeindruckt, weil wir Berge von Daten hatten, die wir migriert haben, und es war sehr einfach.“

Der nahtlose Import wurde in erster Linie von der öffentlichen Bitwarden-API und der Befehlszeilenschnittstelle unterstützt. "Wir haben eine Befehlszeile verwendet, um Tausende von Ordnern in Sekundenbruchteilen zu entfernen, es war ein reibungsloser und einfacher Prozess", sagte Nguyen.

Mit Bitwarden kann das Team nun einfach durch administrative Einstellungen navigieren. Pitre sagte: „Es war definitiv einfach, durch den Administrator zu navigieren. Im Gegensatz zu LastPass, das eine Reihe verschiedener Richtlinien enthält, die Sie aktivieren oder deaktivieren müssen, bietet Bitwarden ein viel optimierteres Erlebnis.“

Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter war mit Bitwarden ebenfalls einfacher. Nguyen stellte fest, dass die erläuternde Benutzeroberfläche von Bitwarden es für neue Mitarbeiter einfacher machte, den Passwort-Manager zu übernehmen.

Golden Communications benötigte ein flexibles Passwortverwaltungssystem, das auf ihre spezifischen Bedürfnisse als Agentur zugeschnitten werden konnte. Mit mehr als3.000 Anmeldeinformationen, die verwaltet werden müssen, hat Golden Communications regelmäßig auf Kundenwebsites und Server mit alternativen Anmeldeinformationen zugegriffen, zusätzlich zu Standard-Benutzernamen oder Passwörtern.

Mit benutzerdefinierten Bitwarden-Feldern kann Golden Communications diese Informationen jetzt ganz einfach automatisch ausfüllen. Laut Nguyen "gibt es viele andere Etiketten, die auf die Website gelangen, nicht nur mit einem Passwort, sondern auch mit anderen Aspekten. Dieses benutzerdefinierte Feld kann für uns sehr praktisch sein.“

Nguyen und sein Team nutzten auch den flexiblen administrativen und organisatorischen Aufbau in Bitwarden, indem sie Sammlungen und Benutzergruppen nutzten, um ihre Agenturbedürfnisse zu erfüllen. "Wir verwenden Kollektionen im Wesentlichen für jeden unserer Kunden", sagte Pitre. Das Team bestimmt dann für jede Abteilung eine Benutzergruppe, für die es Zugriffsberechtigungen definiert, wobei alle Kundeninformationen organisiert bleiben.

Da Golden Communications den Einsatz von Bitwarden weiter ausbaut, freut sich Nguyen darauf, die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) über Duo sowie die Single-Sign-On-Integration zu ermöglichen. "Wir haben tatsächlich ein Duo-Konto für alle hier bei Golden Comm", sagte Nguyen, "und hoffentlich werden wir mit Bitwarden, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Single Sign-On eine hohe Sicherheit aufrechterhalten."