La editorial de la Universidad de Toronto resuelve el problema de compartir contraseñas con Bitwarden

Perfil del cliente

• Fundada: 1901

• Industria: Editorial, Comercio minorista

• Usuarios finales: 250-300

• Ubicación: Toronto, Ontario

Fundada en 1901, University of Toronto Press (UTP) es la principal editorial académica de Canadá y una de las mayores prensas universitarias de Norteamérica. Cada año, UTP publica aproximadamente 180 nuevos libros académicos, de cursos y de interés general. UTP goza de una reputación de excelencia derivada de la publicación de autores influyentes y de investigaciones sobresalientes.

Las operaciones de UTP se vieron asediadas por un reto que a menudo se pasa por alto: las contraseñas. Aunque el equipo estaba familiarizado con los gestores de contraseñas, el problema era que cada uno utilizaba uno distinto. Shane Rodness, administrador de red asociado, describe: "El equipo utilizaba gestores de contraseñas, pero como cada uno utilizaba el gestor de contraseñas de su elección... había una mezcla de personas que utilizaban diferentes . No podíamos compartir contraseñas".

En resumen, la gestión de contraseñas se dejó en manos de los usuarios, y el resultado fue una mezcla de soluciones: se utilizaban varios gestores de contraseñas populares y oscuros gestores localizados, y ninguno era capaz de comunicarse entre sí. "No existía un control centralizado, ni una gestión centralizada de los usuarios, y desde luego no había forma de compartir las contraseñas de forma segura y escalable", afirma Rodness.

Rodness y el resto del departamento de TI de UTP se sentaron a evaluar las distintas opciones de gestión de contraseñas. Al final, la opción clara que satisfacía todas sus necesidades fue Bitwarden. En particular, la forma en que Bitwarden gestiona la compartición a través de colecciones, que pueden considerarse carpetas compartidas de contraseñas asignadas a grupos de usuarios específicos. Rodness explicó: "El mayor reto que teníamos era compartir contraseñas y secretos de forma segura, algo que teníamos que resolver. Las colecciones de Bitwarden para compartir de forma segura nos permitieron escalar la gestión de contraseñas de una forma elocuente - marcó muchas casillas".

¿Por qué eligió UTP Bitwarden?

• Código abierto

• Multiplataforma/dispositivo

• Grupos/Colecciones

• Auditorías de seguridad

• Compartir de forma segura

UTP organizó sus contraseñas en colecciones centradas en el equipo, que pueden considerarse como una carpeta compartida de contraseñas en una organización Bitwarden. Se asignó una colección de desarrolladores al equipo de desarrolladores, se creó otra para el equipo de soporte a minoristas, y así sucesivamente, con una colección aparte para los administradores con privilegios. Con cada colección creada, Rodness y su equipo autorizaron a los usuarios a añadir nuevas contraseñas para compartirlas entre ellos sin intervención de TI. "Pudimos dividir las colecciones en equipos y crear una estructura que realmente funcionaba para nosotros".

Entre grupos y colecciones, Bitwarden ofrece una solución eficaz para compartir contraseñas, y una forma de que UTP gestione las contraseñas a escala. Esta flexibilidad permite una gran variedad de soluciones, como la organización por equipos, departamentos, funciones, etc.

Mientras evaluaba Bitwarden, Rodness examinó detenidamente Bitwarden Send, una potente función integrada para compartir texto o archivos cifrados de uno a uno.

Rodness explicó: "Bitwarden Send resolvió un problema que no sabíamos que teníamos. Ahora mismo estamos utilizando Bitwarden dentro del departamento de TI, pero si necesitamos comunicar una contraseña a un usuario final , ahí es donde entra Bitwarden Send y solucionó ese problema eficazmente."

La forma en que funciona Bitwarden Send es que encripta un archivo o bloque de texto y genera un enlace de la información encriptada en la Nube de Bitwarden. El usuario que genera el envío puede retransmitir el enlace al destinatario a través de un canal de confianza, como un mensaje instantáneo interno. Al hacer clic en el enlace, el contenido se descarga y descifra localmente. Como sólo se aloja el archivo encriptado, Bitwarden no puede ver el contenido del archivo. Otros ajustes disponibles con Bitwarden Send incluyen limitar el número de descargas, asignar una fecha de caducidad, añadir protección por contraseña y mucho más.

"Bitwarden Send es una forma excepcional de enviar texto, contraseñas e información de forma segura. No puedo decir suficientes cosas buenas".

La interfaz de línea de comandos (CLI) permite a los usuarios técnicos un acceso rápido y sencillo a todas las funciones disponibles en otras aplicaciones cliente de Bitwarden. Esto permite programar y automatizar las funciones de Bitwarden, como describe Rodness: "CLI es una parte integral de mi proceso de scripting para la incorporación de usuarios y el intercambio de contraseñas. El CLI me permite generar esa contraseña y guardarla en la variable que quiera.

A continuación, puedo utilizar Bitwarden Send dentro de esa CLI para generar un enlace que se pasa a lo largo de un gerente o empleado. Todo esto puede automatizarse, lo que me facilita la vida. Como alguien que escribe scripts diseñados para la automatización, poder aprovechar Bitwarden dentro de la CLI es algo fenomenal."

Con un sistema unificado para la gestión de contraseñas, Bitwarden Send y la automatización a través de la interfaz de línea de comandos, el equipo de TI ha observado una mejora en todas las operaciones internas. El equipo de UTP calcula que ahorra 10 horas de tiempo de TI a la semana.

"Hay mejoras absolutas en la productividad, hay mejoras en el flujo de trabajo. Bitwarden me permite ser más productivo y tener soluciones más rápidas que también son más seguras. Puedo aprovechar Bitwarden en cualquiera de mis automatizaciones".

Con 120 años de liderazgo editorial, UTP tiene previsto seguir siendo una parte importante de la gran comunidad editorial académica. Con el aumento de la complejidad de las TI y los riesgos de seguridad, proteger a los empleados de UTP de contraseñas inseguras y violaciones de datos es más importante que nunca.

Hay varios niveles de seguridad, y la gestión de contraseñas forma parte de ellos al cien por cien", afirma Rodness. "A todo el mundo le preocupa la seguridad interna: siempre buscamos formas de mejorar los procesos. Bitwarden se ha convertido en una pieza fundamental de nuestra postura de seguridad".

Para saber más sobre lo que Bitwarden puede hacer por las empresas, visite bitwarden.com hoy mismo.