Un guide pour la gestion des mots de passe d'entreprise tout au long du cycle de vie des employés

De nouveaux types de défis en matière de sécurité, ou d'exploits à atténuer, apparaissent chaque jour, ce qui entraîne une évolution constante de la pile des technologies de l'information (TI). Heureusement, certains outils de sécurité s'intègrent facilement dans le système existant de votre entreprise tout en améliorant la productivité et la sécurité des employés.

Lorsque vous ajoutez de nouveaux outils à votre liste, réfléchissez à la manière dont vous allez gérer l'accès tout au long du cycle de vie de l'employé. Par exemple, un nouvel employé devrait avoir accès à certains systèmes dès le premier jour, et d'autres pourraient être introduits plus tard. À l'autre extrémité du spectre, l'accès doit être révoqué immédiatement pour un employé licencié.

La gestion complète des mots de passe renforce la sécurité de l'entreprise et des individus et favorise la collaboration et l'amélioration de la productivité. Ce guide explique comment la gestion des mots de passe touche chaque étape du cycle de vie de l'employé.

La gestion des mots de passe concerne presque tous les aspects de votre entreprise et est particulièrement importante à trois étapes majeures du cycle de vie d'un employé.

• Embarquement

• Succession et promotion

• Débarquement

L'accueil des nouveaux employés

Qu'il s'agisse d'accorder l'accès aux systèmes de l'entreprise et du département, de fixer des étapes pour les nouveaux employés ou de programmer des formations, une intégration efficace demande du temps et de l'attention. L'intégration efficace des nouveaux employés accélère l'intégration et aide l'entreprise à obtenir des résultats plus rapides.

Dans les grandes entreprises, les équipes des ressources humaines et des technologies de l'information peuvent accorder l'accès aux systèmes de l'entreprise, y compris des options d'authentification unique (SSO) pour certains services. Cependant, l'univers des informations d'identification des employés va souvent bien au-delà de celles contenues dans ces systèmes. Par ailleurs, les entreprises de taille moyenne n'ont peut-être pas mis en place de système SSO et ont d'autant plus besoin que leurs employés adoptent les bonnes pratiques en matière de sécurité numérique.

Du point de vue du nouvel employé, l'accès et la configuration des logiciels ou applications nécessaires sans les outils adéquats peuvent provoquer des frictions et de la confusion, ce qui conduit à de mauvaises pratiques. En l'absence d'un processus sécurisé, tel qu'un gestionnaire de mots de passe, le partage des identifiants de connexion avec les nouveaux employés est souvent géré à l'aide de méthodes à risque, telles que le courrier électronique ou les applications de messagerie.

La pression pour réussir au travail, tant pour l'individu que pour l'équipe, signifie souvent que les collègues vont partager les informations de connexion nécessaires entre eux ; il s'agit simplement de savoir s'ils sont en mesure de le faire en toute sécurité.

Une récente enquête auprès des décideurs informatiques a révélé que près de 60 % des équipes partageraient les mots de passe de l'entreprise avec leurs collègues par le biais de méthodes non sécurisées, en dépit du risque. Et 80 % des décideurs informatiques souhaitent rendre obligatoire l'utilisation d'un gestionnaire de mots de passe à l'échelle de l'entreprise, l'aspect pratique étant une raison majeure. Un autre facteur essentiel est qu'un gestionnaire de mots de passe met l'accent sur la sécurité des données, car de meilleures pratiques en matière de mots de passe réduisent les comportements à risque.

L'introduction d'un gestionnaire de mots de passe dès le début du processus d'intégration favorise l'adoption et minimise les difficultés d'accès aux nouveaux systèmes.

Succession et promotion

L'évolution de votre entreprise nécessite également une technologie flexible pour la croissance, y compris la gestion des mots de passe. L'expansion peut inclure l'augmentation de la taille des équipes, la création de nouveaux rôles ou départements, ou des acquisitions.

Il arrive que des employés en poste changent de rôle, ce qui peut nécessiter une transition dans la propriété du logiciel ou une mise à jour des niveaux d'accès des utilisateurs. Avec un système de gestion des mots de passe en place, il suffit de quelques clics pour transférer des employés dans de nouveaux groupes avec de nouveaux dossiers partagés ou pour mettre à jour l'accès aux rôles.

Pour un cabinet d'avocats, RMWBH, Attorneys and Counselors at Law, cela se produit souvent lorsqu'il s'agit de gérer un grand nombre de dossiers entre avocats et parajuristes.

Si un assistant juridique travaille sur un dossier dont la date de procès est imminente, il peut le transmettre à l'assistant juridique suivant sans déranger l'utilisateur d'origine. La gestion de plus de 10 000 mots de passe est automatisée grâce à une série de dossiers partagés qui permettent une distribution automatique, ce qui réduit la durée du processus de plusieurs jours à quelques heures seulement.

Démobilisation des salariés

Lorsque les employés quittent l'entreprise à leur gré ou à la suite d'un licenciement, le processus d'intégration comprend la conclusion ou la transition des projets et la désactivation de l'accès au système.Dans certaines entreprises dépourvues de système de gestion des mots de passe, quelqu'un peut changer les mots de passe de toutes les connexions partagées le dernier jour de l'employé. Il peut s'agir de mettre à jour une feuille de calcul des identifiants de connexion et de la partager avec les autres membres de l'équipe qui ont besoin d'un accès. Cela peut être compromettant car les feuilles de calcul non cryptées et les documents partagés ne bénéficient pas de la sécurité et du contrôle d'accès précis nécessaires à la gestion des mots de passe. L'entreprise italienne de transformation numérique, Intesys, s'est retrouvée à la recherche d'une solution centralisée. "Nous avions besoin d'une solution centralisée pour gérer la mise à disposition et la suppression de l'accès des utilisateurs aux informations d'identification", explique Mirko Spezie, spécialiste système principal de l'entreprise. En s'appuyant sur des dossiers partagés appelés "collections" dans leur système de gestion des mots de passe, l'équipe d'Intesys a pu facilement et en toute sécurité réattribuer l'accès aux membres appropriés de l'équipe.

Au-delà de ces exemples de gestion des mots de passe à chaque étape du cycle de vie des employés, il est important de noter que tous les systèmes de gestion des mots de passe ne sont pas identiques.

Les gestionnaires de mots de passe les plus utiles s'intègrent parfaitement aux stratégies existantes de gestion des identités et des accès des entreprises, ainsi qu'à leurs fournisseurs d'identité.

Gestion des identités et des accès (IAM)

Selon CSOonline.com, l'IAM fournit "...aux responsables informatiques des outils et des technologies pour contrôler l'accès des utilisateurs aux informations critiques au sein d'une organisation". En règle générale, l'IAM décrit les niveaux d'accès aux outils et systèmes de l'entreprise. Le logiciel de gestion des mots de passe est un élément fondamental d'une approche globale de la gestion des identités et des accès, car il permet aux membres de l'équipe de stocker et de partager les identifiants de connexion.

La gestion des mots de passe intègre l'activation du libre-service pour la sécurité et la collaboration, en particulier pour les identifiants de connexion et les informations sensibles. Par exemple, les utilisateurs peuvent conserver des abonnements à des sites web spécifiques, des informations sur les cartes de crédit ou des notes sécurisées documentant les procédures relatives à des informations d'identification particulières. En donnant aux employés les moyens de s'approprier leur sécurité individuelle, on renforce la position globale de l'entreprise en matière de sécurité.

Fournisseurs d'identité (IdP)

Les fournisseurs d'identité (IdP) complètent les gestionnaires de mots de passe. Les fournisseurs d'identité conservent les informations d'identification centralisées des employés, souvent associées à une authentification à deux facteurs, le plus souvent sous la forme d'une authentification unique (SSO). Grâce à cette approche, les outils et les systèmes de l'entreprise simplifient le processus de connexion des employés par l'intermédiaire de l'IdP.

Dans le but de s'intégrer aux solutions existantes, les gestionnaires de mots de passe utilisant le fournisseur d'identité existant d'une entreprise constituent une voie rapide vers le succès. Les gestionnaires de mots de passe permettent aux employés de gérer et de partager leurs informations d'identification en toute sécurité, y compris celles qui peuvent être propres à un employé ou à une équipe.