Golden Communications rationalise la productivité grâce à une gestion intuitive des mots de passe

Fondée : 1996

Secteur : conception de sites web et services web gérés

Employés : ~ 50

Références à gérer : 3000+

Lieu : Newport Beach, CA

Golden Communications est spécialisée dans les services d'agence de marketing, y compris la conception de sites web professionnels, la gestion de sites web et les services de marché numérique. Basée à Newport Beach, en Californie, Golden Communications et ses 50 employés soutiennent des centaines de clients, qu'il s'agisse de start-ups, de PME ou d'entreprises figurant au palmarès Fortune 500. Avec quatre sites répartis sur trois continents, cette agence en pleine croissance est fière d'être une entreprise mondiale dont la clientèle est très variée.

Golden Communications avait besoin de gérer et de stocker en toute sécurité plus de 3 000 informations d'identification associées aux sites Web et aux écosystèmes d'hébergement en nuage de ses clients. Pour relever ce défi, l'équipe de Golden Communications a d'abord utilisé LastPass pour la gestion des mots de passe.

Si la solution a permis de résoudre certains problèmes initiaux, elle a également introduit de nouvelles questions pour l'équipe.

La première était le temps de chargement de LastPass, ce qui signifie que les employés ne pouvaient pas accéder rapidement à leurs coffres-forts et à leurs mots de passe lorsqu'ils en avaient besoin, ce qui avait un impact négatif sur la productivité des utilisateurs.

"La force motrice de l'abandon de LastPass était le manque de vitesse, en particulier sur l'extension Chrome", a déclaré Andrew Nguyen, directeur technique. "Il était terriblement lent pour nos utilisateurs qui s'en sont plaints à plusieurs reprises au fil des ans.

Les fonctionnalités de LastPass destinées à l'administration et aux utilisateurs finaux étaient également complexes et difficiles à utiliser. "Leur console d'administration était très difficile à utiliser", a déclaré Anya Pitre, représentante des services à la clientèle. "Parfois, je supprimais des personnes et un courriel était envoyé à l'ensemble de l'entreprise pour l'informer de la suppression de la personne. Et je n'ai pas réussi à trouver comment l'éteindre".

Golden Communications utiliserait également régulièrement le temps précieux de l'entreprise pour résoudre les problèmes liés à l'utilisation de la solution sur plusieurs appareils. Selon M. Nguyen, "une fois par semaine ou toutes les deux semaines, un membre de l'équipe utilise un type d'appareil différent qui ne fonctionne pas très bien à moins que vous ne sachiez comment faire certains trucs et astuces. C'est très épuisant de devoir passer par ce processus".

Enfin, les options tarifaires de LastPass ne sont pas adaptées aux besoins d'une entreprise en pleine croissance. Pour bénéficier des fonctions de sécurité spécifiques à l'entreprise dont elle avait besoin, Golden Communications a été contrainte d'acheter des sièges supplémentaires, même si elle n'en avait pas besoin.

"Nous devions acheter un nombre minimum de sièges pour bénéficier de certaines fonctions commerciales, si bien que nous avons fini par payer pour des sièges inutiles que nous n'utilisions pas, ce que j'ai trouvé un peu ridicule".

Quelques membres de l'équipe de Golden Communications possédaient un compte personnel Bitwarden et l'ont recommandé à M. Nguyen. "Ils utilisent Bitwarden depuis des années et l'apprécient beaucoup pour leur usage personnel", explique M. Nguyen. "Pitre et moi nous sommes inscrits pour tester Bitwarden et voir s'il répondait à leurs attentes."

Après avoir constaté la différence en termes de vitesse, d'intuitivité et de prix, M. Nguyen a décidé qu'il était temps de passer de LastPass à Bitwarden.

Grâce à Bitwarden, Golden Communications a gagné en productivité avec des temps de chargement plus rapides sur l'extension du navigateur Chrome, ce qui permet aux employés de se concentrer sur ce qui compte le plus : leurs clients. "J'aime beaucoup l'extension Bitwarden pour Chrome, elle est facile à utiliser et à naviguer", a déclaré M. Pitre.

Bitwarden a également minimisé le besoin de soutien et de questions supplémentaires de la part de l'équipe de M. Nguyen.

Lorsque Golden Communications a décidé de passer à Bitwarden, la migration a été facile. M. Nguyen raconte : "Lorsque nous avons exporté de LastPass et importé vers Bitwarden, la transition s'est faite en douceur. J'ai été impressionné parce que nous avions des montagnes de données à migrer et que c'était très simple".

L'importation transparente a été réalisée principalement grâce à l'API publique et à l'interface de ligne de commande de Bitwarden. "Nous avons utilisé une ligne de commande pour supprimer des milliers de dossiers en une fraction de seconde.

Avec Bitwarden, l'équipe est désormais en mesure de naviguer facilement dans les paramètres administratifs. Pitre a déclaré : "La navigation dans l'administration a été très facile. Contrairement à LastPass, qui a un tas de politiques différentes que vous devez activer ou désactiver, Bitwarden offre une expérience beaucoup plus rationalisée".

Le processus d'intégration des nouveaux employés a également été plus simple avec Bitwarden. M. Nguyen a noté que l'interface utilisateur explicative de Bitwarden a facilité l'adoption du gestionnaire de mots de passe par les nouveaux employés.

Golden Communications avait besoin d'un système de gestion des mots de passe flexible qui puisse s'adapter à ses besoins spécifiques en tant qu'agence. Avec plus de 3 000 identifiants à gérer, Golden Communications accédait régulièrement aux sites web et aux serveurs de ses clients avec d'autres informations de connexion, en plus des noms d'utilisateur et des mots de passe habituels.

Grâce aux champs personnalisés de Bitwarden, Golden Communications peut désormais facilement remplir automatiquement ces informations. Selon M. Nguyen, "il y a beaucoup d'autres labels qui entrent dans le site web, pas seulement l'utilisation d'un mot de passe, mais aussi d'autres aspects du site. Ce champ personnalisé peut s'avérer très pratique pour nous".

M. Nguyen et son équipe ont également tiré parti de la souplesse de la configuration administrative et organisationnelle de Bitwarden en utilisant des collections et des groupes d'utilisateurs pour répondre aux besoins de leur agence. "Nous utilisons des collections, essentiellement pour chacun de nos clients", a déclaré M. Pitre. L'équipe désigne ensuite un groupe d'utilisateurs pour chaque service, pour lequel elle définit des autorisations d'accès, ce qui permet d'organiser toutes les informations relatives aux clients.

Alors que Golden Communications continue d'étendre l'utilisation de Bitwarden, M. Nguyen espère pouvoir activer l'authentification à deux facteurs (2FA) via Duo, ainsi que l'intégration de l'authentification unique. "Nous avons en fait un compte Duo pour tout le monde ici à Golden Comm", a déclaré M. Nguyen. "Nous espérons qu'avec Bitwarden, l'authentification à deux facteurs et l'authentification unique, nous maintiendrons un niveau de sécurité élevé."