従業員のライフサイクルを通じた企業パスワード管理ガイド

日々、新しいタイプのセキュリティ上の課題や、それを軽減するためのエクスプロイトが発生し、情報技術（IT）スタックは常に進化している。幸いなことに、厳選されたセキュリティ・ツールは、従業員の生産性とセキュリティを向上させながら、企業の既存のスタックに簡単に統合することができる。

新しいツールを登録する際には、従業員のライフサイクルを通じてどのようにアクセスを管理するかを検討しましょう。例えば、新入社員は初日から特定のシステムにアクセスできるようにすべきであり、他のシステムは後から導入することができる。もう一方では、解雇された従業員のアクセスは即座に取り消されなければならない。

包括的なパスワード管理は、企業と個人のセキュリティを強化し、コラボレーションと生産性の向上を促進します。このガイドでは、パスワード管理が従業員のライフサイクルの各段階にどのように関わっているかを明らかにします。

パスワード管理は、ビジネスのほぼすべての部分に関係し、従業員のライフサイクルの3つの主要な段階で最も重要です。

• オンボーディング

• 後継者と昇進

• オフボーディング

新入社員のオンボーディング

企業や部門システムへのアクセス許可、新入社員のマイルストーン設定、トレーニングのスケジュール設定など、効果的なオンボーディングには時間と注意が必要です。新入社員のオンボーディングを効率的に行うことで、統合をスピードアップし、ビジネスがより早く結果を出せるようにする。

大企業では、人事部門とIT部門が全社的なシステムへのアクセスを許可することがあり、これには選択したサービスへのシングルサインオン（SSO）オプションも含まれる。しかし、従業員のクレデンシャルの世界は、そのようなシステム内のものをはるかに超えていることが多い。また、中堅企業はSSOシステムを導入していない可能性があり、従業員が適切なデジタル・セキュリティの実践を始める必要性がさらに高まっている。

新入社員の立場からすると、適切なツールなしに必要なソフトウェアやアプリケーションにアクセスし、セットアップすることは、摩擦や混乱を引き起こし、不適切な業務につながる可能性がある。パスワード・マネージャーなどの安全なプロセスがない場合、新入社員とのログイン認証情報の共有は、電子メールやメッセージング・アプリなどのリスクの高い方法で管理されることが多い。

個人にとってもチームにとっても、仕事で成功しなければならないというプレッシャーは、多くの場合、同僚同士が必要なログイン情報を共有することを意味する。

IT意思決定者を対象とした最近の調査では、60％近くのチームが 、リスクがあるにもかかわらず、安全でない方法で会社のパスワードを同僚と共有することが明らかになった。また、IT部門の意思決定者の80％が、全社的なパスワード・マネージャーの使用を義務付けたいと考えており、その主な理由は実用性である。もう1つの重要な要素は、より良いパスワードの実践が危険な行動を減らすように、パスワード・マネージャーがデータ・セキュリティを強調することである。

新入社員導入プロセスの早い段階でパスワード・マネージャーを導入することで、採用が促進され、新しいシステムにアクセスする際の摩擦が最小限に抑えられる。

後継者と昇進

ビジネスを拡大するには、パスワード管理も含め、成長に対応した柔軟なテクノロジーも必要です。拡大には、チーム規模の拡大、新しい役割や部門の創設、買収などが含まれる。

既存の従業員が新しい役割に移ることもあり、その場合、ソフトウェアの所有権の移行やユーザー・アクセス・レベルの更新が必要になることがある。パスワード管理システムがあれば、従業員を新しい共有フォルダのある新しいグループに移動させたり、役割のアクセス権を更新したりするのも、数クリックで済む。

ある法律事務所（RMWBH, Attorneys and Counselors at Law）では、弁護士やパラリーガルにまたがる大量の案件を管理する際に、このようなことがしばしば起こる。

あるパラリーガルが、大きな裁判期日が迫っている案件を担当している場合、元のユーザーに迷惑をかけることなく、次のパラリーガルに引き継ぐことができる。10,000を超えるパスワードの管理は、自動配布を可能にする一連の共有フォルダで自動化されており、処理にかかる時間は数日からわずか数時間に短縮されています。

オフボーディング

パスワード管理システムのない企業では、従業員の最終日に誰かがすべての共有ログインのパスワードを変更することがあります。これには、ログイン資格情報のスプレッドシートを更新し、アクセスを必要とする他のチームメンバーと共有することも含まれるかもしれない。暗号化されていないスプレッドシートや共有文書では、パスワードを管理するためのセキュリティやきめ細かなアクセス制御ができないため、このような事態が発生する可能性がある。イタリアのデジタル・トランスフォーメーション企業であるインテシスは、一元化されたソリューションを求めていた。IntesysのシニアシステムスペシャリストであるMirko Spezie氏は「私たちは、ユーザーの認証情報へのアクセスのプロビジョニングとデプロビジョニングを管理するための集中化されたソリューションを必要としていました」と述べています。パスワード管理システムの「コレクション」と呼ばれる共有フォルダを活用することで、インテシスのチームは、適切なチームメンバーに簡単かつ安全にアクセス権を割り当てることができました。

従業員のライフサイクルの各段階におけるこれらのパスワード管理例を超えて、すべてのパスワード管理システムが同じではないことに注意することが重要です。

最も有用なパスワード・マネージャは、企業の既存のアイデンティティおよびアクセス管理戦略や既存のアイデンティティ・プロバイダとシームレスに適合する。

アイデンティティとアクセス管理（IAM）

CSOonline.comによると、IAMは「...IT管理者に、組織内の重要情報へのユーザーアクセスを制御するためのツールと技術を提供する」。通常、IAMは企業全体のツールやシステムへのアクセスパスレベルを記述する。パスワード管理ソフトウェアは、チームメンバーがログイン認証情報を保存・共有できるようにする、全体的なIAMアプローチの基礎となる部分である。

パスワード管理は、セキュリティとコラボレーションのためのセルフサービスを可能にするもので、特にログイン認証情報や機密情報のためのものである。例えば、ユーザーが特定のウェブサイト購読を保持したり、クレジットカード情報を保持したり、特定の資格情報の手順を文書化した安全なメモを保持したりすることができる。従業員に各自のセキュリティ権限を与えることで、会社全体のセキュリティ姿勢が強化される。

アイデンティティ・プロバイダ（IdP）

アイデンティティ・プロバイダー（IdP）は、パスワード・マネージャーをさらに補完する。アイデンティティ・プロバイダは、一元化された従業員クレデンシャルを管理し、多くの場 合、シングルサインオン（SSO）の形で二要素認証と組み合わせる。このアプローチを使用すると、全社的なツールやシステムは、IdPを通じて従業員のログインプロセスを簡素化する。

既存のソリューションとの統合を目標に、企業の既存のアイデンティティ・プロバイダを使用するパスワード・マネージャは、成功への素早い道を提供する。パスワード管理者は、従業員個人またはチームに固有の資格情報を含め、従業員が資格情報を安全に管理および共有できるようにします。