Een gids voor wachtwoordbeheer door de hele levenscyclus van werknemers

Elke dag ontstaan er nieuwe soorten beveiligingsuitdagingen of te beperken exploits, waardoor de IT-stack voortdurend in beweging is. Gelukkig kunnen bepaalde beveiligingstools eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande stack van uw bedrijf en tegelijkertijd de productiviteit en veiligheid van uw werknemers verbeteren.

Als je nieuwe tools toevoegt aan je rooster, bedenk dan hoe je de toegang gedurende de hele levenscyclus van de werknemer gaat beheren. Een nieuwe medewerker moet bijvoorbeeld vanaf de eerste dag toegang krijgen tot bepaalde systemen en andere kunnen later worden geïntroduceerd. Aan de andere kant van het spectrum moet de toegang voor een ontslagen werknemer onmiddellijk worden ingetrokken.

Uitgebreid wachtwoordbeheer verbetert de veiligheid van bedrijf en individu en bevordert samenwerking en verbeterde productiviteit. Deze gids laat zien hoe wachtwoordbeheer elke fase van de levenscyclus van een werknemer raakt.

Wachtwoordbeheer raakt bijna elk onderdeel van uw bedrijf en is het belangrijkst tijdens drie belangrijke fasen in de levenscyclus van een werknemer.

• Inwerken

• Opvolging en promotie

• Offboarding

Inwerken van nieuwe werknemers

Of het nu gaat om het verlenen van toegang tot bedrijfs- en afdelingssystemen, het vaststellen van mijlpalen voor nieuwe medewerkers of het plannen van training, effectief inwerken kost tijd en aandacht. Het efficiënt onboarden van nieuwe medewerkers versnelt de integratie en helpt het bedrijf om sneller resultaten te leveren.

In grotere bedrijven kunnen HR- en IT-teams toegang verlenen tot bedrijfsbrede systemen, inclusief opties voor Single Sign On (SSO) voor bepaalde diensten. Het universum van referenties van werknemers gaat echter vaak veel verder dan die in dergelijke systemen. Ook middelgrote bedrijven hebben misschien nog geen SSO-systeem geïmplementeerd en hebben een nog grotere behoefte aan werknemers om aan de slag te gaan met de juiste digitale beveiligingspraktijken.

Vanuit het perspectief van de nieuwe medewerker kan het openen en instellen van de benodigde software of applicaties zonder de juiste hulpmiddelen wrijving en verwarring veroorzaken, wat leidt tot slechte praktijken. Bij gebrek aan een veilig proces, zoals een wachtwoordmanager, wordt het delen van inloggegevens met nieuwe medewerkers vaak geregeld via risicovolle methoden, zoals e-mail of messaging-apps.

De druk om succesvol te zijn op het werk, zowel voor het individu als voor het team, betekent vaak dat collega's noodzakelijke inloggegevens met elkaar gaan delen; het gaat er alleen om of ze wel of niet in staat zijn om dit veilig te doen.

Uit een recent onderzoek onder IT-besluitvormers bleek dat bijna 60% van de teams bedrijfwachtwoorden zou delen met collega's via onveilige methoden, ondanks het risico. En 80% van de IT-beslissers wil het gebruik van een ondernemingsbrede wachtwoordmanager verplichten, waarbij praktisch nut een belangrijke reden is. Een andere cruciale factor is dat een wachtwoordmanager de nadruk legt op gegevensbeveiliging, omdat betere wachtwoordpraktijken risicovol gedrag verminderen.

Het introduceren van een wachtwoordmanager vroeg in het inwerkproces stimuleert de adoptie en minimaliseert de wrijving bij het openen van nieuwe systemen.

Opvolging en promotie

Schaalvergroting van je bedrijf vraagt ook om flexibele technologie voor groei, inclusief wachtwoordbeheer. Uitbreiding kan bestaan uit het vergroten van teams, het creëren van nieuwe functies of afdelingen, of overnames.

Soms krijgen bestaande werknemers een nieuwe functie, waardoor het nodig kan zijn om het software-eigendom over te dragen of de toegangsniveaus van gebruikers bij te werken. Met een wachtwoordbeheersysteem kan het verplaatsen van medewerkers naar nieuwe groepen met nieuwe gedeelde mappen of het bijwerken van roltoegang in een paar klikken gebeuren.

Bij één advocatenkantoor, RMWBH, Attorneys and Counselors at Law, gebeurt dit vaak wanneer een grote werklast wordt beheerd door advocaten en paralegals.

Als een paralegal werkt aan een zaak met een grote rechtszaakdatum in het verschiet, kunnen ze deze doorgeven aan de volgende paralegal zonder de oorspronkelijke gebruiker lastig te vallen. Het beheer van meer dan 10.000 wachtwoorden is geautomatiseerd via een reeks gedeelde mappen die automatische distributie mogelijk maken, waardoor de procestijd wordt teruggebracht van dagen naar slechts enkele uren.

Werknemers uit dienst nemen

Wanneer werknemers een bedrijf verlaten op hun voorwaarden of door ontslag, omvat het offboardingproces het afsluiten of overdragen van projecten en het uitschakelen van systeemtoegang. Bij sommige bedrijven zonder wachtwoordbeheersysteem kan iemand de wachtwoorden voor alle gedeelde log-ins wijzigen op de laatste dag van een werknemer. Misschien houdt dit ook in dat je een spreadsheet met inloggegevens moet bijwerken en delen met andere teamleden die toegang nodig hebben. Dit kan compromitterend zijn omdat niet-versleutelde spreadsheets en gedeelde documenten niet de beveiliging en fijnmazige toegangscontrole hebben om wachtwoorden te beheren. Bedrijven willen institutionele kennis behouden in het geval van een overgang van werknemer. Het Italiaanse digitale transformatiebedrijf Intesys was op zoek naar een gecentraliseerde oplossing. "We hadden een gecentraliseerde oplossing nodig voor het beheren van het verstrekken en verwijderen van gebruikerstoegang tot referenties," aldus Mirko Spezie, senior systeemspecialist bij het bedrijf. Door gebruik te maken van gedeelde mappen genaamd "collecties" in hun wachtwoordbeheersysteem, kon het Intesys-team eenvoudig en veilig toegang opnieuw toewijzen aan de juiste teamleden.

Naast deze voorbeelden van wachtwoordbeheer in elke fase van de levenscyclus van een werknemer, is het belangrijk op te merken dat niet alle wachtwoordbeheersystemen hetzelfde zijn.

De nuttigste wachtwoordbeheerders sluiten naadloos aan op de bestaande Identity and Access Management-strategieën van bedrijven en hun bestaande Identity Providers.

Identiteits- en toegangsbeheer (IAM)

Volgens CSOonline.com biedt IAM "...IT-managers tools en technologieën om de toegang van gebruikers tot kritieke informatie binnen een organisatie te controleren." Gewoonlijk beschrijft IAM toegangspadniveaus tot bedrijfsbrede tools en systemen. Software voor wachtwoordbeheer is een fundamenteel onderdeel van een algemene IAM-aanpak, waarmee teamleden inloggegevens kunnen opslaan en delen.

Wachtwoordbeheer omvat self-service enablement voor beveiliging en samenwerking, specifiek voor inloggegevens en gevoelige informatie. Gebruikers kunnen bijvoorbeeld specifieke websiteabonnementen bewaren of creditcardgegevens of beveiligde notities met procedures voor bepaalde referenties. Door werknemers in staat te stellen hun individuele beveiliging in eigen hand te nemen, wordt het algehele beveiligingsbeleid van het bedrijf versterkt.

Identiteitsproviders (IdP's)

Identity providers (IdP) vullen wachtwoordmanagers verder aan. Identity providers onderhouden gecentraliseerde werknemersgegevens, vaak gecombineerd met twee-factor authenticatie, meestal in de vorm van Single Sign On (SSO). Met deze aanpak vereenvoudigen bedrijfsbrede tools en systemen het inlogproces voor werknemers via de IdP.

Met het doel om te integreren met bestaande oplossingen, bieden wachtwoordmanagers die gebruik maken van de bestaande Identity Provider van een bedrijf een snelle weg naar succes. Wachtwoordbeheerders stellen werknemers in staat om inloggegevens veilig te beheren en te delen, inclusief inloggegevens die uniek zijn voor individuele werknemers of teams.