Golden Communications stroomlijnt productiviteit met intuïtief wachtwoordbeheer

Opgericht: 1996

Branche: websiteontwerp en beheerde webservices

Werknemers: ~ 50

Credentials om te beheren: 3000+

Locatie: Newport Beach, CA

Golden Communications is gespecialiseerd in marketingbureaudiensten, waaronder professioneel websiteontwerp, beheerde webdiensten en digitale marktdiensten. Met het hoofdkantoor in Newport Beach, CA, ondersteunen Golden Communications en haar 50 medewerkers honderden klanten, van starters tot MKB's tot Fortune 500-bedrijven. Met vier locaties op drie continenten is het groeiende bureau trots op het feit dat het een wereldwijd bedrijf is met een gevarieerde klantenkring.

Golden Communications moest meer dan 3000 referenties beheren en veilig opslaan die gekoppeld waren aan de website en cloud hosting ecosystemen van hun klanten. Om deze uitdaging aan te gaan, gebruikte het team van Golden Communications aanvankelijk LastPass voor wachtwoordbeheer.

Hoewel de oplossing een aantal initiële uitdagingen oploste, introduceerde het ook nieuwe problemen voor het team.

Het eerste probleem was de laadtijd van LastPass, wat betekende dat werknemers niet snel toegang hadden tot hun wachtwoorden wanneer ze die nodig hadden, wat een negatieve invloed had op de productiviteit van gebruikers.

"De drijvende kracht achter de overstap van LastPass was het gebrek aan snelheid, vooral op de Chrome-extensie," zegt Chief Technical Officer Andrew Nguyen. "Het was pijnlijk traag voor onze gebruikers die in de loop der jaren verschillende keren klaagden."

De administratieve en eindgebruikersfunctionaliteit van LastPass was ook complex en moeilijk te gebruiken. "Hun beheerconsole was erg verwarrend", zegt Anya Pitre, vertegenwoordiger klantenservices. "Soms verwijderde ik mensen en stuurde ik een e-mail naar het hele bedrijf dat iemand was verwijderd. En ik kon er niet achter komen hoe ik dat uit kon zetten."

Golden Communications zou ook regelmatig kostbare bedrijfstijd gebruiken om problemen op te lossen met het gebruik van de oplossing op meerdere apparaten. Nguyen: "Eens per week of eens per twee weken gebruikt een teamlid een ander type apparaat dat niet zo goed werkt, tenzij je weet hoe je bepaalde tips en trucs moet toepassen. Het is erg vermoeiend om door dat proces te moeten gaan."

Tot slot pasten de prijsopties van LastPass niet bij de behoeften van een groeiend bedrijf. Om te kunnen profiteren van de bedrijfsspecifieke beveiligingsfuncties die het bedrijf nodig had, was Golden Communications gedwongen om extra seats aan te schaffen, zelfs als ze die niet nodig hadden.

"We moesten een minimum aantal stoelen kopen om bepaalde zakelijke functies te krijgen, dus uiteindelijk betaalden we voor onnodige stoelen die we niet gebruikten, wat ik een beetje belachelijk vond."

Een paar teamleden van Golden Communications hadden een persoonlijke account bij Bitwarden en raadden het aan Nguyen aan. "Ze gebruiken Bitwarden al jaren en ze vinden het erg prettig voor persoonlijk gebruik", zegt Nguyen, "Pitre en ik hebben ons aangemeld om een testrit te maken en te zien of Bitwarden alles was wat ze beweerden dat het was."

Na het zien van het verschil in snelheid, intuïtiviteit en prijs, besloot Nguyen dat het tijd was om over te stappen van LastPass naar Bitwarden.

Met Bitwarden heeft Golden Communications een hogere productiviteit ervaren met snellere laadtijden op de Chrome-browserextensie, waardoor medewerkers zich kunnen concentreren op wat het belangrijkst is - hun klanten. "Ik vind de Bitwarden Chrome-extensie erg leuk, hij is makkelijk te gebruiken en eenvoudig te navigeren," zei Pitre.

Bitwarden heeft ook de behoefte aan extra ondersteuning en vragen van het team van Nguyen geminimaliseerd.

Toen Golden Communications besloot over te stappen op Bitwarden, was de migratie eenvoudig. Nguyen vertelt: "Toen we LastPass exporteerden en importeerden naar Bitwarden, verliep de overgang heel soepel. Ik was onder de indruk omdat we bergen gegevens hadden die we migreerden en het was heel eenvoudig."

De naadloze import werd voornamelijk mogelijk gemaakt door de openbare API en opdrachtregelinterface van Bitwarden. "We gebruikten een opdrachtregel om duizenden mappen in een fractie van een seconde te verwijderen, het was een soepel en eenvoudig proces," zei Nguyen.

Met Bitwarden kan het team nu eenvoudig navigeren door de administratieve instellingen. Pitre zei: "Het is zeker makkelijk geweest om door de administratie te navigeren. In tegenstelling tot LastPass, dat een heleboel verschillende beleidsregels heeft die je moet in- of uitschakelen, biedt Bitwarden een veel meer gestroomlijnde ervaring."

Het inwerkproces voor nieuwe medewerkers is ook eenvoudiger geworden met Bitwarden. Nguyen merkte op dat de UI met uitleg van Bitwarden het voor nieuwe werknemers gemakkelijker maakte om de wachtwoordmanager te gebruiken.

Golden Communications had een flexibel wachtwoordbeheersysteem nodig dat kon worden aangepast aan hun specifieke behoeften als agentschap. Golden Communications moest meer dan 3000 referenties beheren en had regelmatig toegang tot websites en servers van klanten met alternatieve inloggegevens, naast de standaard gebruikersnamen of wachtwoorden.

Met de Bitwarden aangepaste velden kan Golden Communications die informatie nu eenvoudig automatisch invullen. Volgens Nguyen "zijn er veel andere labels die bij de website horen, niet alleen het gebruik van een wachtwoord, maar ook andere aspecten ervan. Dit aangepaste veld kan erg handig voor ons zijn."

Nguyen en zijn team maakten ook gebruik van de flexibele administratieve en organisatorische opzet in Bitwarden door collecties en gebruikersgroepen te gebruiken die pasten bij de behoeften van hun organisatie. "We gebruiken in wezen collecties voor al onze klanten," zei Pitre. Het team wijst vervolgens voor elke afdeling een gebruikersgroep aan waarvoor ze toegangsrechten definiëren, zodat alle klantinformatie overzichtelijk blijft.

Naarmate Golden Communications het gebruik van Bitwarden blijft uitbreiden, kijkt Nguyen uit naar de mogelijkheid van twee-factor authenticatie (2FA) via Duo en de integratie van single sign-on. "We hebben eigenlijk een Duo-account voor iedereen hier bij Golden Comm," zei Nguyen, "En hopelijk zullen we met Bitwarden, twee-factor authenticatie en single sign-on een strakke beveiliging handhaven."